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Avv. Francesco Ruffino - Partita IVA 01065600098 − Codice Fiscale RFFFNC69B17D969Q
Avv. Flavia Rossi - Partita IVA 01172250092 - Codice Fiscale RSSFLV70A61I480O
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Informativa sulla Privacy per i Clienti dello Studio Legale dell'Avvocato Flavia Rossi
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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CLIENTI E DEGLI ASSISTITI
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 — GDPR
AVVOCATO FLAVIA ROSSI
**1. Titolare del trattamento**
Il titolare del trattamento è l’Avv. Flavia Rossi, del Foro di Savona, con studio in Largo delle Coffe 1/13, Torre Orsero, 17100 Savona - E-mail: segreteria@avvocatoflaviarossi.it - Telefono: 338 4444253.
L’interessato può utilizzare questi recapiti per ottenere informazioni sul trattamento dei propri dati personali e per esercitare i diritti illustrati nella presente informativa.
**2. Ambito dell’informativa**
La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle richieste di consulenza e assistenza legale, delle attività preliminari al conferimento dell’incarico, dell’esecuzione degli incarichi giudiziali e stragiudiziali e dei relativi adempimenti.
Si applica ai clienti e agli assistiti persone fisiche, nonché, per quanto pertinente, ai rappresentanti, referenti e collaboratori di società, enti e altre organizzazioni che si rivolgono alla professionista.
Il trattamento può interessare anche dati di controparti, familiari, testimoni e altre persone coinvolte nelle pratiche. Per tali soggetti trovano applicazione gli obblighi informativi previsti dall’articolo 14 del GDPR, nei limiti e con le eccezioni stabiliti dal medesimo articolo, anche in relazione al segreto professionale.
I trattamenti connessi alla navigazione del sito internet e all’impiego di cookie sono descritti nell’apposita informativa del sito.
**3. Dati trattati e loro provenienza**
In relazione alla natura della richiesta o dell’incarico, possono essere trattati:
– dati identificativi, anagrafici, di contatto e fiscali;
– dati contenuti nei documenti di identità e relativi ai poteri di rappresentanza;
– informazioni familiari, lavorative, economiche, patrimoniali, bancarie e assicurative;
– corrispondenza, dichiarazioni, atti, contratti, provvedimenti, immagini e altri documenti pertinenti alla pratica;
– informazioni relative alle prestazioni professionali, ai compensi, alla fatturazione e ai pagamenti;
– categorie particolari di dati personali, quando necessarie e trattabili secondo la legge, comprese informazioni sulla salute, sulle convinzioni religiose o politiche, sull’appartenenza sindacale, sulla vita sessuale o sull’orientamento sessuale;
– dati relativi a condanne penali, reati e connesse misure di sicurezza, quando necessari e trattabili secondo la legge.
I dati sono raccolti presso l’interessato oppure acquisiti lecitamente da rappresentanti, altri assistiti, controparti, difensori, consulenti, testimoni, autorità, uffici giudiziari, pubbliche amministrazioni, pubblici registri e altre fonti accessibili secondo la normativa applicabile.
Sono trattati soltanto i dati pertinenti e necessari alle finalità perseguite.
**4. Finalità e basi giuridiche**
Valutazione delle richieste ed esecuzione dell’incarico
I dati sono trattati per esaminare la richiesta di assistenza, predisporre preventivi, instaurare e gestire il rapporto professionale, fornire consulenza, assistenza, rappresentanza e difesa, predisporre atti e documenti e gestire le comunicazioni relative alla pratica.
Quando l’interessato è parte del rapporto professionale, il trattamento si fonda sull’esecuzione del contratto e delle misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.
Adempimento di obblighi legali
I dati sono trattati per adempiere agli’obblighi fiscali, contabili, processuali e agli ulteriori obblighi applicabili all’attività professionale.
Quando ne ricorrono i presupposti, sono compresi gli adempimenti previsti dalla normativa antiriciclaggio, nel rispetto delle disposizioni e delle esenzioni relative all’attività forense.
La base giuridica è l’adempimento di obblighi legali, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR.
Gestione dei rapporti professionali e tutela dei diritti
I dati dei rappresentanti e referenti dei clienti, delle controparti e delle altre persone coinvolte possono essere trattati quando necessario alla gestione dell’incarico e alla tutela dei diritti.
I dati possono inoltre essere utilizzati per verificare conflitti di interessi, tutelare la sicurezza degli archivi e dei sistemi, gestire contestazioni sull’attività svolta e accertare, esercitare o difendere diritti della professionista, compreso il recupero dei compensi.
Quando non trova applicazione una specifica base giuridica prevista dalla legge, il trattamento si fonda sul legittimo interesse del titolare o di terzi, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR, previa valutazione della necessità e del bilanciamento con i diritti e le libertà degli interessati.
Le basi giuridiche sono individuate in relazione alle attività effettivamente svolte e non costituiscono un’autorizzazione indistinta all’utilizzo dei dati per finalità ulteriori.
**5. Dati particolari e dati relativi a condanne penali e reati**
Il trattamento delle categorie particolari di dati richiede, oltre alla pertinente base giuridica dell’articolo 6 del GDPR, una delle condizioni previste dall’articolo 9 del medesimo Regolamento.
Nell’ambito dell’attività difensiva, il trattamento può essere necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto, ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera f), anche nelle pertinenti fasi preparatorie e stragiudiziali.
Per le attività che non rientrano in tale presupposto deve ricorrere un’altra condizione applicabile prevista dall’articolo 9.
I dati relativi a condanne penali, reati e connesse misure di sicurezza sono trattati nel rispetto dell’articolo 10 del GDPR, dell’articolo 2-octies del d.lgs. 196/2003 e delle disposizioni che autorizzano il trattamento nell’ambito dell’attività concretamente svolta.
Il conferimento dell’incarico o una generica dichiarazione di consenso non sostituiscono tali presupposti.
**6. Conferimento dei dati e consenso**
Il conferimento dei dati necessari alla valutazione della richiesta, all’esecuzione dell’incarico o agli adempimenti di legge è indispensabile per svolgere le relative attività. Il mancato conferimento può impedire, in tutto o in parte, l’accettazione o l’esecuzione dell’incarico.
L’interessato è invitato a non trasmettere informazioni e documenti estranei alla richiesta o alla pratica.
Per i trattamenti che trovano fondamento nel contratto, negli obblighi legali o in un legittimo interesse validamente individuato non è richiesto un consenso generale.
Qualora un distinto trattamento richieda il consenso, saranno fornite informazioni specifiche e il consenso sarà richiesto separatamente. L’interessato potrà revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
I dati dei minori sono trattati nel rispetto delle disposizioni applicabili alla loro rappresentanza e alla tutela dei loro diritti e interessi.
**7. Modalità di trattamento e organizzazione degli archivi**
I dati sono trattati mediante strumenti cartacei e informatici, nel rispetto del segreto professionale e dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e riservatezza.
L’archiviazione digitale avviene sul computer utilizzato per l’attività professionale e nello spazio personale OneDrive collegato all’abbonamento Microsoft 365 Family.
Sono effettuate copie di sicurezza automatiche su un dispositivo locale di archiviazione in rete, collocato presso l’abitazione dalla quale viene svolta anche l’attività professionale.
Il dispositivo di backup è condiviso con altro professionista, ma gli archivi sono organizzati in cartelle separate con accessi riservati. Anche gli account OneDrive sono distinti: la condivisione dell’abbonamento Family non comporta la condivisione dei fascicoli.
L’assistenza tecnica comprende interventi di manutenzione, anche da remoto, con accesso limitato alle funzioni necessarie a tali interventi.
Le comunicazioni professionali avvengono attraverso i servizi di posta elettronica Aruba e Libero e attraverso la PEC resa disponibile nell’ambito del servizio dell’Ordine degli Avvocati di Savona.
**8. Soggetti che possono ricevere o trattare i dati**
Nei limiti necessari all’incarico e agli adempimenti applicabili, i dati possono essere trattati da personale e collaboratori autorizzati e comunicati alle seguenti categorie di destinatari:
– altri avvocati, domiciliatari, sostituti processuali e professionisti coinvolti nella pratica;
– consulenti tecnici, periti, investigatori e altri ausiliari incaricati;
– autorità giudiziarie, uffici giudiziari, pubbliche amministrazioni, organismi di mediazione e arbitrato;
– controparti e loro difensori, quando necessario all’attività professionale;
– consulenti contabili e fiscali, istituti di credito e assicuratori, per le attività pertinenti;
– fornitori dei servizi di posta elettronica, PEC, archiviazione, elaborazione informatica e assistenza tecnica utilizzati dalla professionista.
Tra i servizi attualmente utilizzati rientrano Aruba e Libero, fornito da Italiaonline, per la posta elettronica; il servizio PEC dell’Ordine degli Avvocati di Savona; Microsoft OneDrive e ChatGPT di OpenAI, nei termini descritti nella presente informativa.
La qualifica privacy dei soggetti esterni dipende dalle attività effettivamente svolte. Quando trattano dati per conto del titolare, trova applicazione la disciplina dei responsabili del trattamento prevista dall’articolo 28 del GDPR; quando determinano autonomamente finalità e mezzi del proprio trattamento, operano come autonomi titolari.
La condivisione dei locali o di alcune risorse informatiche con altri professionisti non comporta, di per sé, la condivisione dei fascicoli o la contitolarità dei relativi trattamenti. Gli eventuali incarichi congiunti sono valutati secondo le rispettive attività e responsabilità.
I dati non sono destinati alla diffusione indiscriminata. Restano ferme le forme di pubblicità eventualmente imposte dalla legge o disposte dall’autorità competente.
**9. Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale**
Nell’attività professionale viene utilizzato ChatGPT, con abbonamento Plus, come strumento di supporto all’analisi, alla sintesi e alla predisposizione di testi.
L’utilizzo può comportare la trasmissione al servizio di contenuti e documenti della pratica contenenti dati personali, anche riferiti a persone diverse dal cliente.
Nell’account utilizzato dalla professionista è disattivata l’opzione “Migliora il modello per tutti”. Secondo la documentazione del fornitore, tale impostazione esclude le nuove conversazioni dall’utilizzo per l’addestramento dei modelli; non equivale alla cancellazione delle conversazioni e dei documenti conservati nel servizio.
L’uso dello strumento non sostituisce la valutazione della professionista, cui competono il controllo degli elaborati, le scelte difensive e la responsabilità della prestazione. Non sono affidate al sistema decisioni esclusivamente automatizzate sul cliente aventi gli effetti indicati nell’articolo 22 del GDPR.
La presente informativa non costituisce una richiesta di consenso generale all’invio di qualsiasi documento a sistemi di intelligenza artificiale. Ogni utilizzo di dati personali resta soggetto ai presupposti di liceità, necessità e riservatezza applicabili.
Ulteriori informazioni sono riportate nella pagina del sito dedicata all’utilizzo dei sistemi di intelligenza artificiale e possono essere richieste direttamente alla professionista.
**10. Trattamenti e trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo**
L’utilizzo di servizi online può comportare l’archiviazione e il trattamento di dati personali anche fuori dallo Spazio economico europeo.
In particolare, le informative di Microsoft e OpenAI contemplano trattamenti anche negli Stati Uniti e in altri Paesi nei quali operano società del gruppo o fornitori di servizi.
Microsoft descrive il ricorso a meccanismi di trasferimento quali decisioni di adeguatezza, ove applicabili, e clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. OpenAI descrive analogamente il ricorso a decisioni di adeguatezza e, per le altre giurisdizioni, a clausole contrattuali standard.
Le informazioni pubblicate dai fornitori sono disponibili ai seguenti indirizzi:
Microsoft: https://www.microsoft.com/it-it/privacy/privacystatement
OpenAI: https://openai.com/policies/eu-privacy-policy/
Libero Mail: https://info.libero.it/privacy/libero-mail/
L’interessato può rivolgersi al titolare ai recapiti indicati al punto 1 per ottenere informazioni sui trasferimenti pertinenti al trattamento dei propri dati, sulle garanzie applicabili e sulle modalità per ottenerne copia.
Il riferimento alle informative dei fornitori integra e non sostituisce gli obblighi che competono alla professionista.
**11. Tempi e criteri di conservazione**
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per le quali sono raccolti e per adempiere agli obblighi applicabili.
Per le richieste che non conducono al conferimento di un incarico, la conservazione è limitata alla gestione della richiesta e alle eventuali ulteriori esigenze concretamente giustificate, quali obblighi normativi o contestazioni.
Per gli incarichi professionali, i dati sono conservati durante lo svolgimento della pratica e, successivamente, nella misura necessaria per gli adempimenti di legge e per prevedibili esigenze di accertamento, esercizio o difesa dei diritti del cliente o della professionista.
La valutazione considera la natura della pratica, gli effetti degli atti e dei provvedimenti, i termini di prescrizione e decadenza applicabili, le eventuali interruzioni o sospensioni e l’esistenza di procedimenti o contestazioni.
I fascicoli cartacei chiusi da almeno dieci anni sono sottoposti a valutazione individuale prima dell’eventuale smaltimento. Sono conservati i fascicoli o i singoli documenti che mantengono una giustificata necessità di conservazione.
Anche i fascicoli digitali possono essere conservati oltre dieci anni quando la natura della pratica e le esigenze di tutela lo giustificano. La loro conservazione non è tuttavia prevista in modo indiscriminato e perpetuo.
Il titolare adotta una revisione annuale dei fascicoli chiusi. Per l’archivio storico, la revisione viene organizzata progressivamente per gruppi di pratiche. Sono individuati i documenti da mantenere, la ragione dell’ulteriore conservazione e la successiva verifica; i dati non più necessari vengono cancellati.
I documenti soggetti a specifici obblighi fiscali, contabili o antiriciclaggio sono conservati per i termini previsti dalle rispettive disposizioni, indipendentemente dalla chiusura della pratica.
La gestione della cancellazione tiene conto anche delle copie presenti nei servizi online e delle copie di sicurezza. I backup seguono i cicli di conservazione e sovrascrittura del sistema e non costituiscono un autonomo archivio destinato alla conservazione indefinita.
Restano fermi gli obblighi di restituzione degli originali e di previa comunicazione all’assistito nei casi previsti dalle regole deontologiche per la dismissione della documentazione dei fascicoli.
**12. Diritti degli interessati**
Nei casi e alle condizioni previsti dal GDPR, l’interessato può ottenere:
– l’accesso ai propri dati e alle informazioni sul trattamento;
– la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
– la cancellazione dei dati;
– la limitazione del trattamento;
– la portabilità dei dati, quando il trattamento è effettuato con mezzi automatizzati e si fonda sul consenso o sul contratto.
L’interessato può opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse.
Quando il trattamento si basa sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
Le richieste possono essere inviate a segreteria@avvocatoflaviarossi.it o presentate agli altri recapiti del titolare.
Il riscontro è fornito senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese dal ricevimento. Nei casi consentiti, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi, informando l’interessato entro il primo mese e indicando i motivi della proroga.
La cancellazione non può essere ottenuta quando sussistono obblighi di conservazione o altre condizioni previste dalla legge che giustificano il mantenimento dei dati.
Le limitazioni previste dall’articolo 2-undecies del d.lgs. 196/2003, anche in materia di investigazioni difensive e tutela giudiziaria, sono applicabili soltanto in presenza dei relativi presupposti e nei limiti necessari e proporzionati. Nei casi previsti, i diritti possono essere esercitati anche tramite il Garante.
**13. Reclamo e tutela giudiziaria**
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi la normativa può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito:
https://www.garanteprivacy.it
Resta ferma la possibilità di ricorrere all’autorità giudiziaria competente.
**14. Aggiornamenti**
La presente informativa viene aggiornata quando cambiano i trattamenti, l’organizzazione dei servizi utilizzati o le disposizioni applicabili.
Prima di eventuali trattamenti per finalità ulteriori vengono fornite le informazioni richieste dalla normativa.
Ultimo aggiornamento: 9 ottobre 2026.
